Les décisions des associés relatives à l’approbation des comptes et l’affectation du résultat sont encadrées par des règles précises. Celles-ci portent sur tant sur la forme, les règles de majorité, de convocation, ou encore, d’information des associés et autres parties prenantes. Un strict respect de ces exigences est nécessaire pour protéger la responsabilité des dirigeants et sécuriser les décisions adoptées.
Alors que la saison des assemblées générales annuelles bat son plein, nous vous proposons une série d’articles pour aider dirigeants et associés à mieux appréhender les règles relatives à l’approbation des comptes des SAS et des SARL et les obligations qui leur incombent. Deuxième série de questions-réponses.
Le terme désigne l’assemblée générale des associés d’une SAS ou d’une SARL, appelés chaque année à se prononcer sur l’approbation des comptes du dernier exercice clos et l’affectation du résultat. Par extension, il vise ces mêmes décisions annuelles lorsqu’elles sont prises par acte unanime ou encore, par un associé unique.
L’assemblée générale s’ouvre par la lecture, par le dirigeant, des différents rapports aux associés. Puis, l’ordre du jour des résolutions/décisions se déroule ordinairement ainsi :
En principe, la collectivité des associés d’une société peut prendre ses décisions sous plusieurs formes :
Le choix entre ces différents modes de prise de décisions va dépendre des enjeux et des habitudes de chaque société. L’acte unanime présente l’intérêt de l’efficacité, d’autant plus avec la signature électronique désormais reconnue. Néanmoins il est inadapté lorsque l’unanimité ne peut être atteinte. L’assemblée générale permet quant à elle d’organiser un véritable échange entre les associés sur les décisions à prendre, en particulier lorsque des divergences de points de vue existent. Entre les deux, la consultation écrite, plus lourde, permet une prise de décision non-unanime des associés lorsqu’il est impossible de les réunir.
En SARL, il était historiquement imposé que les décisions d’approbation des comptes annuels soient prises par les associés réunis en assemblée générale. Cependant, dans un souci de simplification, il est désormais autorisé de prendre les décisions par consultation écrite ou par acte unanime, à condition que les statuts l’autorisent2. Une mise à jour des statuts à cet égard est toutefois nécessaire. Dans tous les cas, une minorité d’associés peut exiger la réunion d’une assemblée générale.
Concernant la SAS, le mode de consultation des associés est librement fixé par les statuts3.
Il appartient au président société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU) ou au gérant de l’entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL) d’arrêter les comptes et de les soumettre à l’approbation de l’associé unique dans un délai de 6 mois. Si les délais d’information sont généralement plus souples en cas d’associé unique, certaines contraintes peuvent s’imposer, par exemple :
A noter, il existe une procédure simplifiée lorsque l’associé unique est également le représentant légal (gérant ou président) de la société. L’approbation des comptes peut alors résulter du seul dépôt au greffe de l’inventaire et des comptes annuels dûment signés, sans qu’il soit nécessaire de formaliser une décision sociale4.
La convocation des associés en assemblée générale est adressée par le gérant de la SARL ou par le président de la SAS (sauf indication contraire des statuts).
En SARL, les convocations doivent être adressées au moins quinze jours à l’avance, par lettre ou courrier électronique recommandé avec accusé de réception. Elles doivent inclure tous les documents d’information requis par la loi : comptes de l’exercice, rapport de gestion (ou attestation d’exonération dudit rapport), autres documents, ainsi que l’ordre du jour et le texte des résolutions soumises aux associés5.
En SAS, les règles sont fixées par les statuts auxquels il convient de se rapporter.
En cas de carence, la convocation peut être faite par le commissaire aux comptes s’il y en a un, ou par un mandataire ad hoc désigné par le président du tribunal de commerce, statuant en référé, à la demande de tout associé.
Enfin, si les associés sont appelés à se prononcer par acte unanime, il convient de se référer aux stipulations statutaires. Dans tous les cas, il est de bonne pratique de respecter un délai de prévenance suffisant pour leur permettre de prendre connaissance des informations et de poser leurs questions le cas échéant.
Les convocations individuelles doivent être adressées à tous les associés (i.e. les titulaires de parts sociales ou actions). En cas d’indivision ou de démembrement de propriété, chaque indivisaire ainsi que le nu-propriétaire et l’usufruitier doivent, en principe, être convoqués.
Par ailleurs, d’autres intervenants doivent également être convoqués pour assister aux assemblées, sans pouvoir y voter :
En cas de décision collective par acte unanime ou de décision de l’associé unique, une information doit être délivrée à ces tiers non-associés dans les conditions prévues aux statuts.
La prise de décisions relatives à l’approbation des comptes en assemblée générale obéit à des règles distinctes selon que la société est une SARL ou une SAS.
Dans la SARL, les règles relatives aux décisions ordinaires s’appliquent :
Les statuts peuvent toutefois aménager ces règles de majorité, et/ou ajouter des règles de quorum (nombre minimum d’associés participant à l’assemblée).
Dans la SAS, ces règles relèvent de la liberté statutaire. Les statuts déterminent donc les conditions de majorité et, le cas échéant de quorum. Une contrainte : ils ne peuvent pas fixer une majorité inférieure à la majorité simple des voix exprimées.
Lorsque les parts sociales ou actions font l’objet d’un démembrement de propriété, le nu-propriétaire comme l’usufruitier ont le droit de participer à l’assemblée générale.
En revanche, le droit de vote est réparti en fonction des décisions. En principe, il appartient au nu-propriétaire6. Par exception, il revient à l’usufruitier pour les décisions relatives à l’affectation des bénéfices.
Il est obligatoire, tant pour les SAS que pour les SARL, de déposer certains documents au greffe du tribunal de commerce dans le mois suivant la décision d’approbation : les comptes annuels, les comptes consolidés, le rapport du commissaire aux comptes et la décision d’affectation du résultat.
Ces documents font alors l’objet d’une publication au Registre du commerce et des sociétés. La confidentialité peut néanmoins être demandée dans certaines conditions par les micro-entreprises et les petites entreprises et une publication d’informations simplifiées peut être demandé pour les moyennes entreprises.
En revanche, le rapport de gestion n’a pas à être déposé au greffe. Il doit toutefois être tenu à la disposition de toute personne qui en fait la demande.
